مهارت‌های ارتباطی با توجه به شخصیت
درونگراها
افراد درون گرا برعکس برون گراها خونسرد و تودار هستند و هنگام صحبت حالات فیزیکی از خود نشان نمی‌دهند. آنها کمتر حرف می‌زنند و مهارت‌های ارتباطی کمتری دارند. پس در برقراری ارتباط با یک درونگرا زمان بیشتری را صرف گوش دادن کنید، نه صحبت کردن. افراد برونگرا در گروه‌ها انرژی کسب می‌کنند اما درونگراها ممکن است خود را کنار بکشند.
شهودی‌ها
زبان برای فرد شهودی، ابزار بازی است. آنها در صحبت کردن بیشتر حاشیه می‌روند و جملات دیگران را تمام می‌کنند و در کل تکرار و جمع بندی می‌کنند. این افراد برای خوشایند خود لباس می پوشند، در برخورد با شهودی‌ها سعی کنید از استعاره و تشبیه برای آنان بیشتر استفاده کرده و بر حقایق خیلی پافشاری نکنید زیرا شهودی‌ها ترجیح می‌دهند که نخست تصویری بزرگ از موضوع دریافت نمایند.
متفکرها
متفکرها اعتماد به نفس بالایی دارند و دوست دارند به اصل موضوع بپردازند و زمان را هدر ندهند و در روابط بین فردی سردند. آنها منطقی و طرفدار واقعیتند پس در مواجهه با متفکرها، منطقی و خوددار باشید و از آنها نپرسید چه احساسی دارند، بلکه بپرسید به چه فکر می‌کنند، با آنان مختصر حرف بزنید و چیزی را تکرار نکنید.
حس کننده‌ها
زبان برای حس کننده‌ها یک ابزار کاری است و آنها افرادی هستند که با عبارات کوتاه صحبت می‌کنند و دوست دارند حرف بزنند و صبر می‌کنند تا طرف مقابل افکار خود را به طور کامل بیان کرده باشد. آنها متمایلند که به شکل آراسته و مطابق با فعالیتی که دارند لباس بپوشند. در برخورد با حس کننده‌ها حقایق، مثال‌ها و مواردی را ارائه کنید زیرا آنان بررسی شفاف موضوع دم دست را دوست دارند. جملات را به طور کامل ادا کنید و از مثال‌ها برای تاکید بر استدلال‌های خود زیاد استفاده کنید.
برونگراها
افراد برون گرا سرشار از انرژی هستند و هنگام صحبت، دستان خود را در اطراف تکان می‌دهند و حالات احساسی وسیعی را از خود بروز می‌دهند و کاملا حالت فیزیکی دارند. برونگراها در برقراری ارتباط معمولا بیشتر و بلندتر حرف می‌زنند پس هنگام برقراری ارتباط با برونگراها دقت کنید، زیرا آنان با انرژی خود شما را تحت تاثیر قرار می‌دهند و به یک فرد برونگرا اجازه بدهید صحبت کند و با صدای بلند افکار خود را بیان کند.
مهارت‌های برقراری ارتباط
۱. افکار و احساسات را به صورت مشخص ابراز کنید
مغز ما مقدار مشخصی اطلاعات را می‌تواند در یک زمان دریافت کند. در هر ثانیه ما با بمبارانی از پیام‌ها روبه‌رو هستیم و به همین دلیل پیامی که به دیگران می‌‌رسانید باید مشخص و واضح باشد. برای اینکه مطمئن شوید کمترین مدت زمان لازم برای ابراز افکار و احساساتتان را به طریق درست صرف می‌کنید، خیلی خوب است که برای ارتباطتان برنامه‌ریزی داشته باشید؛ مهم نیست که با چه روشی می‌خواهید ارتباط برقرار کنید.
۲. وقتی نیازهایتان برآورده نمی‌شود، اعتراض کنید
اعتراض کردن برای اطمینان از اینکه نیازهایتان برآورده می‌شوند—چه در روابط کاری و چه اجتماعی—بخش مهمی از یک رابطه است. اما پنج راه وجود دارد که می‌توانید در ارتباط و گفتگویتان به جای اینکه خشن به نظر برسید، قاطع دیده شوید: با تمرین رفتارتان قبل از برقراری ارتباط و گفتگو؛ با تکرار گفتگو؛ درخواست فیدبک منفی؛ توافق آزمایشی با فیدبک منفی؛ و ایجاد مصالحه عملی. قاطعیت ابزار بسیار مفیدی در ارتباط است. کارایی این ابزار بسته به موقعیت است و درست نیست که در همه موقعیت‌ها قاطع باشید. به خاطر داشته باشید، استفاده ناگهانی از قاطعیت ممکن است در نظر دیگران خشونت به نظر برسد.
۳. دیگران را درک کنید
آدمها نه‌تنها دارای شکل‌ها و سایزهای مختلفی هستند، بلکه انواع و اقسام شخصیت‌ها را هم دارند. تفاوت‌های آدمها با همدیگر درست به اندازه شباهت‌های آنها به هم است. برای اینکه بتوانید مهارت‌های ارتباطی قوی داشته باشید، باید با سبک و سیاق خاص هرکدام، زبان خاصشان، حالات و اشارات و سرعت و تن صدای خودشان با آنها ارتباط برقرار کنید. پس از کجا باید بفهمید چطور می‌توانید به بهترین نحو با کسی ارتباط برقرار کنید؟ باید با آنها وقت بگذرانید! نباید انتظار داشته باشید با کسی که تازه آشنا شده‌اید بتوانید طی یک دقیقه صمیمانه حرف بزنید. درک یک موضوع زمان می‌برد، چه آن موضوع موضوعی علمی باشد و چه اجتماعی.
۴. تعویض دنده وقتی روابط دیگر کارایی ندارند
بعضی وقت‌ها لازم است که دست بکشید و بروید. بعضی وقت‌ها باید از شر بار ناسالم خودتان را خلاص کنید و بعضی وقت‌ها لازم است قدم‌هایی بزرگ بردارید تا تعادل و شتاب حرکت خودتان را بازیابید.
۵. از دیگران فیدبک درخواست کنید و در مقابل فیدبک ارائه کنید
درکنار تکنیک قاطعیت، دادن و گرفتن فیدبک یک امر مهم در مهارت‌های ارتباطی است که اگر بخواهید روابط کاری طولانی‌مدت و بادوامی ایجاد کنید حتماً باید آن را یاد بگیرید. یک روش برای ارائه فیدبک مفید این است که ابتدا تمجید کرده و بعد از آن توصیه‌ها و پیشنهادات عملی برای بهبود وضعیت ارائه کنید و بعد دوباره آن را با تحسین و تمجید صادقانه جمع‌آوری کنید. در این مورد هم باید به خاطر داشته باشید که صداقت دیدگاهی نسبی و فردی است. خصوصیتی در کسی که ممکن است به نظر شما ناخوشایند بیاید، ممکن است دیدگاه فردی دیگر عالی و ایدآل به نظر برسد.
۶. مشکلات و تعارضات را بیان کرده و آنها را حل کنید
ممکن است کارمندانتان خصومتی پنهان در دلشان از شما انباشته باشند و تازمانیکه نفهمید این مشکلات چه هستند، نخواهید توانست به خوبی با آنها کنار بیایید. خجالت‌آور و تحقیرآمیز است و نیاز به صبر و حوصله بسیار دارد تا به حالت دفاعی نروید و به دیگران فرصت دهید نگرانی‌ها، ناامیدی‌ها و عصبانیت‌هایشان را رودررو ابراز کنند اما با این روش می‌توانید فرصت پیدا کنید همه چیز را درست کنید یا به آنها کمک کنید سوءتفاهماتشان برطرف شود.
۷. بر افکار و اعمال دیگران تاثیر بگذارید
همه ما فرصت این را داریم که بر افکار، اعمال دیگران و مهارت‌های ارتباطی اثر بگذاریم. ما این قدرت را داریم که نحوه فکر کردن و عمل کردن دیگران را شکل دهیم. از یک چیز ساده مثل لبخند زدن و سلام کردن بعنوان راهی برای تاثیر گذاشتن بر روحیه دیگران تا الگو شدن برای دیکران در شرایط سخت، راه‌های زیادی برای تحت‌تاثیر قرار دادن افکار و اعمال دیگران دارید. یادتان باشد که یک نگرش منجر به یک احساس می‌شود که در مقابل به عمل می‌انجامد. شما باید نگرش‌ها را شکل دهید تا بتوانید اعمال آنها را پیش‌بینی کنید.
۸. به جای تنها انجام دادن کارها با دیگران همکاری کنید
اینکه یاد بگیرید با همکاری دیگران کارهایتان را انجام بدهید، نقش بسیار مهمی در رشد و پیشرفت کارتان خواهد داشت. سریعترین راه برای اینکه خودتان را زیر کوهی از جزئیات و حجم کار مدفون کنید این است که سعی کنید همه کارها را خودتان انجام دهید. تقسیم کردن حجم کاری با دیگران هوشمندانه‌ترین اقدام است. دلیل آن این است: استفاده از مهارت‌ها و توانایی‌هایتان و اجازه دادن به دیگران برای بالا بردن حجم کار شما. شما آنها را آموزش می‌دهید تا کارهایی که خودتان انجام می‌دهید را انجام دهند و خودتان کار دیگری انجام می‌دهید. درسی که از این نکته می‌گیرید ساده است: اگر بخواهید همه کارها را خودتان انجام دهید، زیر حجم کار مدفون خواهید شد. پس به دیگران کاری که باید انجام دهید را آموزش دهید و خواهید دید که چقدر کارتان پیشرفت خواهد کرد.
اهمیت ارتباط موثر در خانواده
ازدواج پیچیده‌ترین شکل روابط انسانی است که بدون ارتباط اثربخش و رشد و توسعه فردی نمی‌تواند شکوفا شود. ارتباط موثر برای اداره کردن خانواده بسیار پر اهمیت است. نداشتن مهارت ارتباطی لازم سبب می‌شود که در بین زوجین، رابطه موازی بدون صمیمیت ایجاد گردد. اگر مهارت‌های ارتباطی وجود نداشته باشد عشق میان همسران، دوستان، والدین و فرزندان به مقدار زیادی کاهش می‌یابد.
روش‌هایی که به ما کمک می‌کنند تا شکاف‌های بین فردی ما و دیگران از بین بروند برای برقراری روابط رضایتبخش در خانواده مفید می‌باشند. ارتباط موثر بین زوجین سبب می‌شود دو طرف، با وجود تفاوت‌های بسیار خود را برابر احساس کنند. زنان باید خود را برابر با مردان بدانند و بدون احساس وابستگی و فرودستی به توصیف و تشریح زندگی، روحیات و مشکلات خود بپردازند. مردان نیز برای شنیدن صحبت زنان باید آنها را با خود برابر بدانند. بخش بزرگی از اختلال ارتباطی میان دو جنس حل می‌شود، اگر مردان آنچه همسرشان درباره خود می‌گویند را گوش دهند.
شیوه‌های ارتباطی
نکته: در یک ارتباط دوجانبه دو طرف انتظارات خاصی دارند که اگر این انتظارات برآورده نشود عکس العمل‌ها توام با سرخوردگی و عصبانیت خواهد بود.
شیوه ارتباطی بسته:
در برخورد با کارکنان شیوه ارتباطی بسته، آنان را در محیطی قرار دهید که با دیگران برخورد زیادی نداشته باشند و بیشتر احساس امنیت نمایند زیرا آنها در اینگونه محیط بهتر کار می‌کنند. مدیران دارای شیوه ارتباطی بسته را تهدید نکنید، از آنان سوال نپرسید و انتظار هیچ گونه تقدیر، راهنمایی، انتقاد یا کمک نداشته باشید.
شیوه ارتباطی کور:
کارکنان با این شیوه ارتباطی دارای اعتماد به نفس بالایی هستند و تبحر زیادی در بحث‌ها دارند. آنها انتقادات را جدی نمی‌گیرند و اهل سازش نیستند. آنان کارکنان سخت کوشی هستند و احترام زیادی برای قدرت قائلند. پس سعی کنید در افزایش بهره‌وری بیشتر از مهارت کارکنان با این شیوه ارتباطی استفاده نمایید. به آنها اجازه به عهده گرفتن مسوولیت کامل یک پروژه را بدهید. در برخورد با مدیران با شیوه ارتباطی کور به آنها پیشنهاد ندهید زیرا آنان از ارائه هرگونه پیشنهاد متنفر هستند. به انتقادات آنها گوش دهید و به آنها احترام کافی بگذارید. اگر با این مدیران غلط برخورد کنید، وضعیت کارتان دشوار می‌شود.
شیوه ارتباطی پنهان:
کارکنان دارای شیوه ارتباطی پنهان تمایل به موفقیت دارند اما به کسی اعتماد ندارند پس به آنها نشان دهید که صریح و روشن هستید. همکاری گروهی صادقانه، تنها راه پیشرفت است. مدیر با مهارت‌های ارتباطی پنهان، همه چیز را به طور آشکارا نمی‌گوید. ممکن است در رفتارش صداقت نداشته باشد و اهل نیرنگ باشد. در برخورد با این مدیر کاری کنید که او مطمئن شود که نمی‌خواهید سمت او را به دست آورید. هراسی از برخوردهای حساب شده و بادرایت با او نداشته باشید زیرا او در چنین شرایطی عقب نشینی می‌کند.
شیوه ارتباطی باز:
کارکنان با مهارت‌های ارتباطی باز اغلب زیاد صحبت می‌کنند اما همزمان با صحبت کردن، کار هم می‌کنند پس آنها را در محیطی قرار دهید تا دوستی‌ها گسترش یابند و به آنها وظایفی محول کنید که دارای چالش باشد. در برخورد با این کارکنان به آنان اعتماد کنید زیرا به اعتماد شما خیانت نمی‌کنند. در ارتباط با مدیران باز، صداقت داشته باشید و به صورت باز برخورد کنید اما از درایت خود نیز استفاده کنید و احساسات شغلی، تردیدها و دغدغه‌هایتان را با آنها در میان بگذارید.
چگونگی برقراری ارتباط موثر
- به صحبت‌های طرف مقابل خود گوش دهید
- برای ارتباط موثر از زبان بدن کمک بگیرید
- یک ارتباط دو طرفه و دوستانه برقرار کنید
- مختصر اما واضح صحبت کنید
- از کلام دیگران بهره ببرید
- درجمع صحبت کنید
- ارتباط رو در رو برقرار کنید
- صریح و صادق باشید
- واکنش نشان دهید و واکنش دیگران را هم درک کنید
موانع بوجود آمدن ارتباط موثر چیست؟
استرس و احساسات غیر قابل کنترل
اگر استرس داشته باشید و یا ا حساسات بر شما غلبه کرده باشد رفتار بقیه را بدمتوجه می‌شوید و ممکن است علایم غیر کلامی گیج کننده‌ای را از خود بروز دهید و یا کارهای ناصحیحی را انجام دهید.
عدم تمرکز
اگر در حال انجام چندین کار همزمان با هم باشید نمی‌توانید ارتباط موثری داشته باشید و علائم غیر کلامی و زبان بدن طرف مقابل را متوجه نخواهید شد.
زبان بدن متناقض
اگر شما یک چیز بگویید و زبان بدن شما یک چیز دیگری را نشان بدهد، طرف مقابل شما نمی‌تواند به شما اعتماد کند.
زبان بدن منفی
برای ایجاد ارتباط موثر یا جلوگیری از جبهه گرفتن طرف مقابل بسیار مهم است که از زبان بدن منفی خودداری کنید.
مهارت ارتباط موثر
اگر انسان‌ها می‌دانستند که چگونه با همدیگر ارتباط برقرار کنند و مهارت‌های ارتباطی خود را تقویت کنند قطعا دادگاه‌ها خلوت‌تر، کسب و کارها پر رونق‌تر و زندگی افراد بهتر می‌شد. وقتی اسم مهارت ارتباط موثر را می‌شنویم فکر می‌کنیم که برقراری ارتباط یک موضوعی است که ما یا بلد هستیم یا نیستیم و کمتر پیش می‌آید که فکر کنیم چگونه می‌توانیم توانایی‌هایمان را ارتقا دهیم. ولی اغلب وقتی شروع به گفتگو با بقیه می‌کنیم بعضی اوقات افراد گیج می‌شوند. ما یک چیزی می‌گوییم و شخص دیگر چیز دیگری می‌شنود و در نتیجه موجب تعارض، ناراحتی و کج فهمی می‌شود. این مسئله ممکن است باعث مشکلاتی در خانه، مدرسه، دانشگاه و روابط کاری شما هم شود. خیلی از ما برای ایجاد ارتباط موثر و صریح نیازمند یادگیری هستیم. چه درصد ایجاد ارتباط موثرتر با همسر، فرزند، رئیس یا همکاران باشید یادگیری اینگونه مهارت‌ها باعث می‌شود روابط شما با دیگران عمیق‌تر شود و اعتماد و احترام بیشتری بوجود آید. همچنین از اینکه کارهای تیمی شما بهتر انجام می‌گیرد و مشکلات شما راحت‌تر حل می‌شوند لذت خواهید برد.
روش برقراری ارتباط و حفظ ارتباط
روابط مستحکمی که با دیگران در محل کار و… برقرار می‌کنیم، به یک یا چند نیاز ما پاسخ می‌دهد. اگر این روابط در رفع نیازهای متقابل کارآمد باشد، تداوم خواهد یافت، در غیر این صورت روابط کاهش می‌یابد. دو عامل در برقراری روابط و حفظ آن مهم است که عبارتند از:
۱- انتظارات مشخص و روشن
۲- کیفیت متقابل روابط فردی
هر یک از طرفین ارتباط در یک ارتباط دوجانبه، انتظارات خاصی از یکدیگر دارند. رییس شما انتظارات خاصی از کارکنان خود دارد و شما نیز انتظارات خاصی از او و همکاران خود دارید. اگر این انتظارات برآورده نشود عکس العمل‌ها با سرخوردگی، عصبانیت، سوءظن و عدم اعتماد توام خواهد بود. اگر انتظارات افراد بر آورده نشود، برخی از افراد دست به اقدام تدافعی می‌زنند اما برخی دیگر احساس خود را درون خود نگه می‌دارند و بروز نمی‌دهند. به همین دلایل به روابط ما خدشه وارد می‌شود و تا وقتی که انتظارات برآورده و برای تغییر رویه بررسی نشود، روابط رو به نابودی می‌رود. انتظارات ما در ارتباطات بین فردی ناگفته می‌مانند تا زمانی که این انتظارات زیر پا گذارده می‌شود. ما تصور می‌کنیم دیگران می‌دانند چه انتظاری از آنها داریم بدون این که به آنها چیزی گفته باشیم. روابط میان فردی دارای ماهیت متقابل است مثلا اگر همکار شما برای شما کاری انجام دهد، شما نیز سعی می‌کنید تا کاری برای او انجام دهید. تا وقتی که این روابط دوجانبه ادامه داشته باشد، رابطه نیز افزایش می‌یابد. اگر شما برای دیگری کاری انجام دهید که دشوار باشد اما او برای شما کاری انجام دهد که در حد کار شما نباشد ماهیت متقابل رابطه شما از تعادل خارج می‌شود و رابطه کاهش می‌یابد تا زمانی که تعامل مجدد برقرار شود، معلق باقی می‌ماند.
منبع: Communication skills
